Cloud Backoffice – alte Zöpfe abschneiden für mehr Effizienz
Im Handel wird der Fokus oftmals aufs Frontoffice gelegt. Schließlich wird hier beraten, kassiert und verkauft und über den wirtschaftlichen Erfolg entschieden. Doch diese Annahme greift zu kurz. Denn ohne korrekte Daten, einheitliche Prozesse und ein belastbares Controlling ist ein zukunftssicherer Filialbetrieb nicht denkbar. Genau hier setzt das Backoffice an. Als Schaltstelle zwischen Filiale und Zentrale steuert es Systeme, bündelt Informationen und schafft die Grundlage für fundierte Entscheidungen. In dieser wichtigen Position sind Effizienz, Transparenz und Sicherheit dringend nötig – aber noch nicht immer gegeben.
Arbeiten mit Handbremse
Die Erwartungen im Retail steigen: mehr Effizienz, mehr Transparenz, mehr Reaktionsfähigkeit bei gleichbleibend sicherem Betrieb. Digitale Kassensysteme versprechen Schnelligkeit, Überblick und moderne Funktionalitäten – vor allem um die Kundenbeziehung zu stärken. Doch was passiert hinter den Kulissen – dort wo der eigentliche Hebel für die Steuerbarkeit der Filiale liegt?
Das Backoffice umfasst weit mehr als die Verwaltung. Es dient als operative Schaltzentrale. Sein ganzes Potenzial kann es heute jedoch noch nicht überall entfalten. Gerade bei mehreren Standorten und einer heterogenen Systemlandschaft wird es zunehmend schwieriger, den eigentlichen Mehrwert sicherzustellen: Überblick. Zwei Gründe sind dafür maßgeblich.
- Verstreute und veraltete Stammdaten
Stamm-, Artikel- und Preisdaten sind die essenzielle Basis für stabile Prozesse. Doch größtenteils liegen sie nicht zentral vor. Stattdessen sind sie inkonsistent zwischen Filialen verstreut, was eine doppelte Pflege nach sich zieht und Fehlerquellen birgt. Auch, weil Datenpflege meist manuell erfolgt. Außerdem kommt es häufig zu einer zeitverzögerten Aktualisierung der Informationen. Die Reaktionsfähigkeit bleibt eingeschränkt und das Reporting liegt fragmentiert vor.
- Insellösungen
Die moderne IT-Landschaft besteht aus vielen verschiedenen Speziallösungen. Fehlen Schnittstellen oder bleiben Integrationen vollständig unberücksichtigt, stellen sich Informationsbrüche ein. Kasse, ERP, Payment oder Fiskalisierung arbeiten aneinander vorbei, obwohl Daten- und Informationsaustausch wichtig wären, um das Fehlerrisiko zu senken und wertvolle Einblicke zu erhalten.
Vollgas fürs Backoffice
Was Filialen also für eine moderne Organisation ihres Backoffices benötigen, ist eine zentrale Datenbasis. Bewährt hat sich dafür die Einführung eines Cloud Backoffices, das als Single Source of Truth arbeitet. Hier ist ein zentrales Reporting per Web oder App einfach und vor allem ortsunabhängig umsetzbar. Neue Möglichkeiten für Effizienz, Transparenz und Sicherheit ergeben sich dabei verschiedenste.
- Zentrale Stammdatenpflege
Unvollständige Daten, verteilte Informationen und falsche Schlüsse sind dank zentral vorliegender Daten – ob Stamm-, Artikel- und Preisdaten – nicht mehr Teil des Backoffices. Auch mobil sind sie abrufbar und somit jederzeit einsehbar. Die Verteilung der Daten an die Kassensysteme erfolgt automatisch und stets aktuell.
- Intelligente Verkaufssteuerung
Reaktionsfähigkeit braucht aktuelle Daten. Umsatz- und Verkaufsdaten verwendet das Cloud Backoffice daher für Echtzeitanalysen. Damit ist eine vorausschauende Planung, beispielsweise hinsichtlich Marketingaktivitäten oder Rabattaktionen, jederzeit möglich. Die Darstellung sollte sich an die Bedürfnisse der Verantwortlichen anpassen und zum Beispiel tabellarisch oder grafisch abrufbar sein.
- Zentrales Controlling
Egal ob Stornovorgänge, Retouren oder individuelle Rabatte – das Controlling basiert auf Echtzeitdaten, um Betrug zu vermeiden und maximale Sicherheit zu gewährleisten. Aktuelle Kennzahlen und Berichte dienen stets der zentralen Überwachung.
- Prozessautomatisierung
Schnittstellen bringen Effizienz. Im Cloud Backoffice dienen zahlreiche APIs dazu, Daten zu verwerten und Prozesse im Backoffice zu automatisieren. Zum Beispiel können aktuelle Absatzkennzahlen auf Artikelebene als Basis für automatisierte Abläufe und Produktionssteuerung dienen.
- Integration von Online-Drittsystemen
Die Integration von Online-Drittsystemen ermöglicht einen zeitnahen Informationsfluss. Die Anbindung an DATEV oder weitere Buchhaltungsprogramme beispielsweise optimiert den Austausch von buchungsrelevanten Daten und erleichtert Abstimmungen mit Steuerberatern.
- Nachhaltige Kundenbindung
Alle Vorteile wirken auf das große Ziel im Handel ein: die nachhaltige Kundenbindung. Wo Informationen zu Umsätzen, Artikeln, Preisen oder den Kunden selbst vorliegen, können Verantwortliche agieren, statt nur zu reagieren.
Unsere moderne Kassenlösung ITR POS deckt diese Punkte unter anderem ab. Somit ist nicht nur ein zeitgemäßes Kassieren denkbar, sondern auch eine einfache, wo gewünscht, mobile Steuerung zentraler Daten und Prozesse.
Modernes Backoffice in der Cloud
Wichtige Kennzahlen im Griff zu behalten, ist Aufgabe des Backoffices. Doch manuelle Abläufe, verteilte Daten und Insellösungen erschweren diese – und machen sie teils sogar unmöglich. Abhilfe schafft ein modernes Cloud Backoffice. Mit ihm überspringen Retailer die bisherigen Hürden und schöpfen das ganze Potenzial ihrer Daten aus. Das Ergebnis: Ein Steuerungselement, das am Ende nicht nur maximale Transparenz mit sich bringt und hilft, steuerliche Anforderungen zu erfüllen, sondern auch Kundenwünsche im Blick behält.